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Luego de tomar la decisión de participar en una feria, elabore un presupuesto real y posible para asegurarse que pueda hacer frente a los gastos. Para ello, considere la información relacionada con los siguientes puntos:

  • El valor del stand o área de exposición.
  • Las formas de pago disponibles.
  • La inversión en productos que expondrá.
  • Duración de la feria, gastos de personal, alimentación y traslados.
  • Qué recibe a cambio de lo que paga.

PRESUPUESTO EN BASE A OBJETIVOS

La cantidad de dinero que se destina a una feria se establece en función de los objetivos que se pretenden alcanzar y de su vinculación a los resultados de la feria. Una vez que se ha decidido participar, el siguiente paso consiste en establecer un presupuesto. Esta es una parte sencilla, pero necesaria para planificar su participación.

En el presupuesto se deben contemplar distintas partidas: alquiler del espacio, stand, transporte y almacenaje, servicios de la feria, personal, energía, publicidad y promoción, viajes, alojamiento, atenciones, se deben analizar y contabilizar cada cosa donde corresponda.

Al decidir qué superficie se va a alquilar se debe reflexionar sobre la cantidad de metros necesarios, de acuerdo a las necesidades de exhibición, aunque finalmente se opte por alquilar una superficie menor.

Para realizar el número de contactos demarcados como objetivo de la exposición, se necesita contar con un número determinado de vendedores y éstos, a su vez, necesitan un mínimo de espacio para trabajar. Aunque estos cálculos previos reflejen situaciones ideales, que no necesariamente serán las reales, proporcionan un sistema de verificación y balance adecuados.

El diseño y construcción del stand es clave para lograr los objetivos. A efectos del presupuesto en este aspecto deben considerarse las siguientes partidas:

  • Diseño y construcción del stand.
  • Montaje y desmontaje.
  • Elementos gráficos.
  • Mantenimiento adecuado.
  • Elementos de decoración que acompañen a los productos.

También es importante el transporte y almacenaje. Para transportar la mercancía se puede utilizar un vehículo propio o contratarlo. Es necesario tener resuelto el almacenaje de la mercancía por si la propia feria no lo ofrece.
Otro aspecto primordial es el costo en recursos humanos. Valorice el tiempo del personal propio y estudie la contratación de la ayuda externa que se pudiera necesitar.

A pesar de los siglos que han transcurrido, la feria se mantiene vital en nuestros días y es considerada una herramienta fundamental en el marketing industrial moderno.


Informe realizado por Grupo G-Trade